Otrzymaliśmy następujące pytanie prasowe:
Proszę o informację, czy w MUW funkcjonuje w miarę normalnie papierowy obieg dokumentów na linii obywatele-urząd i urząd-obywatele, a jeśli tak, to:
1. w jaki sposób jest realizowany (biuro podawcze? specjalne skrzynki? poczta?)
2. czy dokumenty wpływające od obywateli są poddawane kwarantannie, a jeśli tak, to jak długiej i w jaki sposób?
3. czy obywatel nie dysponujący komputerem z drukarką może pobrać w urzędzie druki/formularze podań/wniosków?
4. W jako sposób przedsiębiorcy pragnący poprosić organy miasta np. o obniżenie stawek czynszowych czy inne wsparcie - mogą to zrobić? Czy forma papierowa - przyjęcia wniosku i udzielenia odpowiedzi - jest również możliwa?
5. czy ograniczenia/utrudnienia w obiegu dokumentacji papierowej wywołują/mogą wywoływać problemy w życiu mieszkańców i funkcjonowaniu firm?
6. który z wydziałów urzędu obsługiwał przed pandemią najwięcej wniosków/dokumentów w formie papierowej? Czy napływ dokumentów w tej formie obecnie znacząco zmalał?
7. czy urząd uruchomił jakąś infolinię, na którą mieszkańcy nie dysponujący komputerami i smartfonami mogą zadzwonić i uzyskać praktyczne porady, jak wypełnić i gdzie złożyć wnioski/postulaty/uwagi w formie papierowej?
Oto nasza odpowiedź:
Ad 1: Do Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Krakowie można wnieść dokument w formie papierowej za pomocą operatora pocztowego oraz osobiście po spełnieniu warunków określonych zarządzeniem Wojewody Małopolskiego z dnia 14 marca 2020 r. (nr poz. rej. 104/20) w sprawie zaprzestania bezpośredniej obsługi interesantów w Małopolskim Urzędzie Wojewódzkim w Krakowie (zm. zarządzenie z dnia 25 marca 2020 r. nr poz. rej. 121/20) – dostępne w Biuletynie Informacji Publicznej Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Krakowie w zakładce: Strona główna > Małopolski Urząd Wojewódzki w Krakowie > Prawo > Zarządzenia Wojewody > 2020 (link: https://bip.malopolska.pl/muw,m,329275,2020.html ).
Zgodnie z tym zarządzeniem w Małopolskim Urzędzie Wojewódzkim w Krakowie do dnia odwołania na obszarze Rzeczypospolitej Polskiej stanu epidemii w związku z zakażeniami wirusem SARS-CoV-2 zaprzestaje się bezpośredniej obsługi interesantów, jednakże kontakt osobisty z pracownikami poszczególnych wydziałów Urzędu jest możliwy w szczególnie uzasadnionych przypadkach, po uprzednim uzgodnieniu telefonicznym lub mailowym. Komunikat dla interesantów Urzędu, dotyczący zaprzestania bezpośredniej ich obsługi, został ogłoszony na stronie WWW Urzędu (http://muw.pl/default.aspx?page=korona) oraz wywieszony w siedzibie Urzędu. Szczegółowe informacje i ograniczenia w działaniu Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Krakowie zostały także udostępnione w Biuletynie Informacji Publicznej Urzędu (https://bip.malopolska.pl/muw). Przyjęte w Urzędzie rozwiązania nie wyeliminowały w całości możliwości osobistego składania dokumentów. W szczególnie uzasadnionych przypadkach możliwy jest kontakt osobisty z pracownikami poszczególnych wydziałów, ale wyłącznie po uprzednim uzgodnieniu telefonicznym lub mailowym. Pracownicy ci również pełnią niejako funkcję „punktu kancelaryjnego” i wtedy możliwe jest złożenie różnych pism (m.in. podań), także za potwierdzeniem ich otrzymania. Obecnie brak jest możliwości osobistego składania dokumentów na dzienniku podawczym Urzędu.
Ad 2: Dokumenty w formie papierowej wpływające od obywateli, a także od osób prawnych nie są "poddawane kwarantannie".
Ad 3: Każdy zainteresowany, po spełnieniu warunków, o których mowa w ad 1, może otrzymać od pracownika niezbędny mu druk, formularz lub wniosek.
Ad 4: Do Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Krakowie za pomocą operatora pocztowego przedsiębiorcy mogą w formie papierowej składać wnioski (podania). Odpowiedzi na otrzymane wnioski (podania) doręcza się stronom w formie papierowej lub za pomocą środków komunikacji elektronicznej (zgodnie z żądaniem wnoszącego podanie).
Ad 5: To pytanie o ocenę, a nie o fakty, stanowiące przedmiot informacji publicznej.
Ad 6: Wydział Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Krakowie obsługiwał przed pandemią najwięcej wniosków (podań) w formie papierowej, w styczniu – 8935 a w lutym – 8460. W marcu do tego wydziału w formie papierowej wniesiono 7537 wniosków (podań) a do 22 kwietnia – 4873.
Ad 7: Od wielu lat w Małopolskim Urzędzie Wojewódzkim w Krakowie istnieje możliwość uzyskania przez telefon różnych informacji. Numery telefonów i zakres informacji, które można pod nimi uzyskać, są dostępne w Biuletynie Informacji Publicznej Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Krakowie w zakładkach poszczególnych Wydziałów: Strona główna > Małopolski Urząd Wojewódzki w Krakowie > Urząd Wojewódzki > Wydziały (link: https://bip.malopolska.pl/muw,m,5049,wydzialy.html).
Informacje w tym zakresie dostępne są także na stronie WWW Urzędu w zakładce: strona główna > Małopolski Urząd Wojewódzki > Adresy i godziny pracy (link: http://muw.pl/default.aspx?page=adresy_i_godz_pracy).
W związku z aktualną sytuacją epidemiologiczną 15 marca 2020 r. na stronie WWW Urzędu: strona główna > ZMIANA ZASAD OBSŁUGI KLIENTA W ZWIĄZKU Z KORONAWIRUSEM (link: http://muw.pl/default.aspx?page=korona) w specjalnie utworzonych zakładkach zostały udostępnione informacje o zasadach obsługi klientów przez wydziały Urzędu – podano m.in. zakres ich zadań, adresy e-mail i numery telefonów.
23 marca 2020 r. Wojewoda Małopolski uruchomił specjalną infolinię dla Seniorów. Dzwoniąc na infolinię, osoby starsze mogą uzyskać informacje, zalecenia i wskazówki, jak odnaleźć się w obecnej sytuacji. Numer telefonu 12 392 11 10 działa od poniedziałku do piątku w godz. 8.00-17.00. (link do informacji: http://muw.pl/pressarticlepage.aspx?id=11968).